Devenir indépendant constitue une formidable aventure, symbolisant liberté et autonomie dans votre travail. Que vous débutiez dans ce statut ou que vous soyez un freelance chevronné, savoir maîtriser et gérer son temps est absolument vital. Au-delà du côté positif de pouvoir organiser votre temps à votre guise, un emploi du temps mal géré vous conduira inévitablement vers de multiples problèmes. On se propose de vous aider à y voir plus clair sur l’organisation de votre temps en tant que recruteur indépendant.
Chaque indépendant est unique, chaque modèle d’organisation aussi
Le choix de devenir freelance implique une réflexion importante en amont. Vous êtes absolument unique et vos besoins le sont également. Vous devez donc définir clairement votre modèle organisationnel idéal. Ce modèle doit se définir selon le rythme de travail que vous souhaitez adopter, selon les revenus que vous souhaitez générer et selon les objectifs que vous avez en vue.
Nous vous conseillons donc de définir un planning type, semaine par semaine. Ne perdez pas de vue que ce cadre doit être souple et qu’il est parfaitement normal de tâtonner et de faire évoluer le système mis en place si vous en ressentez le besoin. L’adaptabilité et l’équilibre sont les éléments essentiels.
Trouvez le rythme qui vous convient
En devenant freelance, l’un des arguments qui a pu vous convaincre, c’est de pouvoir définir votre emploi du temps comme vous le souhaitiez. Nous avons tous un rythme différent. Vous êtes la personne qui vous connaît le mieux. Alors, demandez-vous êtes le plus efficace. Êtes-vous plutôt adepte du dernier moment ou de l’anticipation ?
Ainsi, si votre plage d’efficacité optimale est le matin, réservez cette plage horaire à des travaux qui vous demandent le plus de réflexion. À l’opposé, si vous avez une période plus creuse (le midi, par exemple), optez pour des tâches plus banales qui ne demandent pas une concentration extrême.
Repérez les récurrences
Vos premières plages de travail définies, il est nécessaire de consacrer un peu de votre temps à compiler les tâches que vous effectuez durant votre semaine. Il existe des tâches qui reviennent systématiquement et qui peuvent être intégrées de manière systématique dans votre planning. L’objectif est de limiter au maximum les imprévus et erreurs éventuels.
D’autre part, ne négligez pas vos tâches personnelles et intégrez-les dans votre planning également. Il est vital de conserver un équilibre en pratiquant du sport, une activité culturelle, en voyant des amis… Néanmoins, ces activités devront être prises en compte dans votre planning.
Une fois cette liste exhaustive effectuée, définissez de manière optimale les périodes de travail que vous utiliserez. Le plus efficace est de représenter tout cela de manière graphique sur un calendrier.
N’hésitez pas à consacrer une heure ou deux chaque vendredi à la relecture de votre liste de tâches de la semaine. Avec cette méthode, vous évitez de vous mettre la pression si vous n’avez pas réalisé une tâche prévue le jour J. Alors, vous vous assurez un filet de sécurité permettant à toutes vos tâches d’être réalisées malgré tout durant la semaine.
Aidez-vous des outils existants
En devenant freelance, vous bénéficiez d’une liberté bien plus importante qu’en étant salarié. Toutefois, cette liberté a un coût : l’organisation. Si vous êtes mal organisé, personne ne sera là pour rattraper vos erreurs. Heureusement pour vous, les logiciels d’organisation et de planification n’ont jamais été aussi nombreux et performants.
Il ne vous reste plus qu’à choisir celui qui vous conviendra le mieux : Notion, Monday, Trello, Microsoft Projects…
Que vous soyez plutôt adepte du travail au jour le jour, ou que vous ayez besoin d’une visibilité et d’une planification sur plusieurs mois, ces outils sont vos meilleurs alliés. Ils vont vous permettre de différencier les tâches par ordre d’importance, de réaliser des « to-do lists », de définir des plages horaires adaptés selon la tâche à effectuer etc.
Être freelance, c’est faire face à l’imprévu quotidiennement
Une fois votre planning construit, ménagez des créneaux horaires libres. La raison est simple : la flexibilité. En devenant freelance, vous êtes censé offrir plus de souplesse et de réactivité à vos clients. Alors, ces créneaux libres vous permettent de conserver une marge de manœuvre, une flexibilité, qui vous permettra de gérer tout imprévu qui surviendra. Au passage, vous préserver votre santé en évitant le burn-out.
Définissez vos priorités et hiérarchisez
Il vous reste désormais à compléter votre planning quotidiennement. La technique est simple : identifiez les tâches les prioritaires puis classez le reste par autre décroissant d’importance.
Dressez des listes !
Cette méthode est vieille comme le monde mais elle est à toute épreuve. Listez chaque jour ce que vous avez à réaliser. Cela vous obligera à prioriser et à définir une hiérarchie entre les tâches essentielles, secondaires et optionnelles.
Ce système est basé sur le temps que vous lui consacrerez chaque matin afin de définir les tâches à effectuer dans la journée. Chaque soir, tirez le bilan de vos réalisations de la journée et surtout le temps que ça vous a pris. Avec de l’expérience, vous réaliserez ces tâches de plus en plus vite.
Définissez le temps nécessaire pour chaque tâche
Après avoir construit un système d’organisation sans faille, il serait dommage de le voir tomber à l’eau. Tout calendrier n’est viable que si vous êtes en mesure d’évaluer au mieux le temps qui vous sera nécessaire pour chaque tâche. Avec l’expérience, cette évaluation sera de plus en plus précise et fiable.
Être capable d’évaluer au mieux le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche est le nerf de la guerre. Cette évaluation déterminera votre planning, la qualité de votre journée, mais également la précision de vos devis.
N’oubliez pas qu’il est indispensable de respecter au maximum les délais fixés et définis avec le client. Toutefois, parfois, une évaluation d’une durée de réalisation peut être faussée par des tâches non-anticipées.
Il est donc essentiel d’organiser votre temps avec vos clients, afin d’éviter toute mauvaise surprise. Il est important de savoir dire oui quand un client à un besoin exceptionnel dans un planning réduit. Cependant, il faut aussi être capable de dire non et de poser certaines limites.
Être freelance représente une aventure formidable. Parmi les nombreux avantages de l’indépendance, le principal est de pouvoir organiser son temps de travail comme on le souhaite. Néanmoins, cette liberté et cette autonomie ne pourront être une réalité que si vous faites preuve d’organisation et de discipline. Tout particulièrement si vous débutez. Avec l’expérience, votre organisation gagnera en souplesse et vous permettra d’exercer votre mission de recruteur dans les meilleures conditions. Et ce, tout en préservant votre santé et votre équilibre.
